Персональные данные в Беларуси находятся под государственной охраной. Удаление – такие операции, в итоге которых нельзя восстановить информацию. Может быть даже ликвидация материальных носителей.
Закон, посвященный защите данных, использует понятие удаления. Присутствуют определенные требования. Например, хранить можно не дольше, чем требуется по целям обработки, заявленным при получении сведений. При этом компания ЮРИДЭКС хочет отметить, что отсутствует спецнорма по основанию или порядку удаления информации. Как раз поэтому считаем нужным разобраться основательнее.
Варианты удаления
Персональные данные в 2023-м хранятся в той форме, которая дает право определить субъекта. Когда истекает срок, необходимо удалить, чтобы в дальнейшем идентификация не была возможна. Процедура удаления зависит от носителя, но легко обозначить общие правила:
- Если на бумаге – происходит измельчение или сожжение. Наша компания полагает, что допускается передача на обработку организации, занимающейся вторичным сырьем.
- Если на машиночитаемом носителе – наносится физическое повреждение, которое нельзя устранить. Важно, чтобы не подлежало восстановлению. Если разговор о винчестере, просто используются функциональные возможности ОС.
Таким образом, важно добиться того, чтобы сведения о пользователе полностью исчезли из базы. Только при таком отношении не возникнет проблем с контролирующими органами.
Какая документация уничтожается?
Обработка прекращается и производится ликвидация в следующих обстоятельствах:
- истек срок, отведенный на хранение;
- достигнута или изменена цель хранения;
- отсутствуют правовые основания для обработки и хранения (удаление персональных данных происходит в том числе и по требованию пользователя).
Для документов часто предусмотрен конкретный срок хранения, поэтому проблемы возникают редко. Срок ликвидации информации выглядит следующим образом:
- Если присутствует нормативный период хранения – не раньше этого времени с учетом 15 дней, отведенных на удаление.
- Если отсутствует нормативный период хранения – при достижении/изменении цели, с которой происходит обработка. Кроме того, ликвидация происходит, как только обнаружится, что нет правовых оснований для обработки.
Часто срок отражается в политике того или иного оператора. Обычно в 2023-м вводится реестр обработок персональных данных. В ЛПА стоит зафиксировать, когда наниматель удаляет сведения личного характера, а также каким образом это происходит (например, бумагу можно уничтожить с помощью шредера или заключить договор со специализированной структурой).
Возврат, а также уничтожение документации с персональными данными
Бывает, что данные хранятся дольше, чем предполагается по установленному сроку. Например, так происходит при ведении внешнего кадрового резерва. Тогда обязан присутствовать соответствующий ЛПА с закрепленным перечнем документации. Тут важно не только обосновать, но и получить согласие от фигурантов.
Если соискатель не включен в резерв, документация обычно хранится на протяжении года, а затем ликвидируется. Так нужно, если человек захочет забрать документы для устройства на другую работу.
Информация из личных дел сотрудников должна не только соответствовать законодательным требованиям, но и требоваться компании, чтобы:
- Содействовать в устройстве на работу, обучении и продвижении по карьерной лестнице.
- Обеспечивать безопасность персонала и сохранность присутствующего имущества.
- Производить контроль качества и объема работы.
Для принятия решения об удалении персональных данных достаточно на основании приказа создать соответствующую комиссию. В составе должно быть хотя бы 3 человека. По итогам ликвидации документации составляется акт, в котором стоит отразить следующее:
- когда уничтожены сведения;
- кто отвечает за процедуру;
- объем ликвидированных носителей;
- основание для удаления и т.д.
Руководитель располагает правом собственными силами оценивать результаты работы комиссии. Если это необходимо, проводятся дополнительные процедуры. Также стоит завести соответствующий журнал, но типовая форма отсутствует.
Если персональные данные и их использование в Беларуси вызвали дополнительные вопросы, рекомендуем консультацию юриста. Все расскажем и покажем на примерах. С нами легко и комфортно! Убедитесь лично!
