Алгоритм действия при электронной регистрации организаций и предприятий в Беларуси в 2021 году

Как известно, в Беларуси любую организацию можно зарегистрировать, воспользовавшись одним из двух способов, каждый из которых имеет свои преимущества. Это:

• путём личного визита в исполнительный комитет (чаще всего именно эта государственная инстанция наделена полномочиями проводить регистрацию субъектов хозяйствования);
• с помощью электронной регистрации. Данную возможность предоставляет веб-портал ЕГР (так расшифровывается Единый государственный реестр, в котором собраны данные на юридические лица и на индивидуальных предпринимателей).

Очень важно иметь на документах электронную цифровую подпись. Однако на веб-портале есть возможности, как можно обойтись и без неё. Немногие предприниматели о них знают. Как и о том, как же правильно провести регистрацию организации посредством работы с электронными документами. Также не все владеют информацией о возможности электронной регистрации записываемых в устав дополнений и изменений. Ну и, конечно же, о достоинствах и недостатках работы с веб-порталом ЕГР тоже не все, мягко говоря, задумываются.

Этапы электронной регистрации организаций и предприятий в республике Беларусь

Основных шагов – пять. Это:

• согласование в государственных инстанциях наименования;
• получение электронной цифровой подписи (в сокращении – ЭЦП);
• авторизация пользователя на веб-портале ЕГР;
• заполнение по приведённой в качестве образца форме, прикрепление требуемой документации;
• отправление всех документов через форму на сайте в орган регистрации. В ответ спустя определённое время должен прийти документ в виде уведомления о том, что регистрация осуществилась или по какой-то причине в ней отказано.

Согласование: кто должен проводить, какие акты законов его предусматривают и с кем надо согласовывать?

Согласование – это первое действие, которое надо предпринять как перед электронной, так и обычной регистрацией компании. При этом не имеет значения, какой она будет – коммерческой либо некоммерческой.

Существует чёткий порядок проведения процедуры согласования. Она проводится в соответствии со следующими законодательными актами:

• Положением под номером 154 о проведении согласования наименований организаций. Этот документ был утверждён Советом министров. Соответствующее постановление было подписано премьер-министром Беларуси в феврале 2009-го года;
• Постановлением Минюста Беларуси. Оно вышло ровно через месяц после совминовского Положения и получило 20-й номер. В нём тоже прописан алгоритм действий касательно согласования наименований будущих организаций.

Прежде чем подавать в исполнительный комитет как в орган регистрации необходимые для неё документы, владелец имущества вместе с участниками (учредителями) обязаны:

• провести процедуру согласования наименования с исполкомом;
• определить место, где будет находиться организация;
• принять единое решение относительно создания предприятия, поработать над уставом. Если организация коммерческого плана создаётся, то вместо него обзаводятся учредительным договором, и компания потом действует только на его основании. Это прописано в двенадцатом пункте Положения о госрегистрации субъектов хозяйствования. Оно утверждено президентским Декретом в январе 2009-го года.

Чтобы согласовать с исполкомом как с регистрирующим органом наименование, необязательно самому приезжать. Это можно сделать с помощью веб-сайта Единого госреестра. Для того чтобы согласовать наименование, не требуется ставить электронную цифровую подпись. И за эту процедуру в исполкомах денег брать не должны, она бесплатна.

Если согласование проводится с помощью веб-портала ЕГР, то заявление имеют право заполнять следующие люди:

• физическое лицо. Это учредитель юрлица;
• руководитель или другой сотрудник, прописанный в уставе или учредительном договоре как лицо, уполномоченное на совершение этого и других действий. Также руководитель может выписать на него доверенность. Но это «прокатывает» лишь тогда, когда учредителем юридического лица является другое хозяйственное общество. Подробнее об этом можно узнать из седьмого пункта 154-го Положения.

В Интернете не проблема отыскать сайт Единого государственного реестра и попасть на него. Там также без проблем можно узнать, какое наименование свободно, а на какое можно не претендовать. Содержатся на сайте и данные относительно требований по использованию различных наименований юрлиц. Есть информация и по вариантам предоставления необходимого пакета документов, другие не менее важные справочные записи. Заполнение заявления — тоже на сайте.

Однако не все юридические лица имеют право согласовывать наименование посредством сайта Единого государственного реестра. Эта функция недоступна для:

• банков и других организаций, деятельность которых связана с кредитами и финансами. Они обязаны регистрироваться исключительно в Национальном банке Республики Беларусь, и больше нигде;
• страховых организаций, брокеров, занимающихся страховой деятельностью. Для них, как и для объединений страховщиков, в качестве регистрирующего органа выступает белорусский Минфин;
• коллегий адвокатов, бюро с адвокатами, организаций, чья специфика работы основывается на проведении медиативных операций. За их регистрацию (или не регистрацию) отвечает Министерство юстиции Беларуси;
• фондов. У них не один регистрирующий орган может быть. Это и Минюст Республики Беларусь, и его подразделения при областных исполнительных комитетах, а также при Минском городском исполнительном комитете.

Есть смысл использовать возможность подачи заявления в электронном виде и вооружиться не одним наименованием, а несколькими, чтобы был выбор и не пришлось потом долго голову ломать над новым. Это существенно экономит время. Дело в том, что вариант наименования, который числился в качестве приоритетного, может не пройти процедуру согласования. Что касается следующего заявления по данной теме, то заявитель не имеет возможности направить его до тех пор, пока регистрирующий орган не даст ответ об итогах рассмотрения предшествующей заявки.

Очерёдность в согласовании соблюдаться всё же должна. Поэтому названия согласовываются последовательно, согласно месту в заявлении. Согласование проводится до тех пор, пока первое наименование е окажется соответствующим всем необходимым требованиям, которые установило для такого случая белорусское законодательство.

Какие документы нужно прикреплять к заполненному без ошибок заявлению на сайте? Согласно законодательству, их размер в общей сложности не должен превышать пять мегабайт, и оформить их надо в pdf-формате. А быть это могут:

• доверенность в случае подачи заявления представителем компании (не учредителем!) от собственного имени;
• разрешение на взятие псевдонимов знаменитых людей, их фамилий или же наименования какого-нибудь другого юрлица.

Итогом процедуры должна стать справка. Какой бы она ни была – с отказом или же информацией об успешном согласовании наименования – заявитель должен её получить максимум на следующий рабочий день со дня подачи заявления. Кстати, этот документ имеет свой срок действия. Справка действительна только один месяц с момента согласования, о чём говорится в 15-ом пункте 154-го Положения.

Электронная цифровая подпись: для чего она предназначена и как её получить?

Её значимость можно сформулировать в следующих словах: нет электронной цифровой подписи – нет регистрации на сайте Единого государственного реестра – нет возможности отправить электронные документы. Если не вдаваться в подробности, то ЭЦП – это последовательность различных символов. Подпись считается реквизитом электронного варианта документа. Она свидетельствует о его подлинности, не даёт повода усомниться в его целостности. Иногда имеет отношение к другим, установленным белорусским законодательством, целям. Есть даже Закон, посвящённый этой подписи. Он работает с декабря 2009-го года и имеет номер 113-3.

Помимо целостности с подлинностью, ЭЦП служит ещё и для:

• удостоверения данных, которые являются основной частью в электронной записи;
• подписания электронного варианта любого из документов на носителе бумажного типа;
• других целей, прописанных как в Законе под номером 113-3, так и в части первой его 23-й статьи.

Подпись – только через ключ

Как обычные металлические ключи открывают входную дверь в квартиру, так и электронный ключ открывает возможность подписать документ соответствующей подписью. Это символы в определённой последовательности. Они принадлежат конкретной организации либо физлицу и используются исключительно при выработке ЭПЦ. Подробности есть в четвёртом абзаце первой статьи и второй части 23-й статьи 113-го Закона.

Однако ключ электронной цифровой подписи бывает не только закрытым, но и открытым. Открытым ключом получатель может проверить, насколько достоверна цифровая электронная подпись. Он – это тоже последовательность разных символов и полное соответствие конкретному собственному ключу. Открытый вариант, помимо прочего, содержит данные, дающие возможность провести идентификацию со стопроцентной точностью подписавшего документ посредством ЭЦП лица – физического, юридического или же индивидуального предпринимателя. Такой ключ доступен абсолютно любым физлицам и организациям, о чём говорится в шестом абзаце первой статьи и части восьмой 26-ой статьи 113-го Закона.

Если кто-то думает, что электронную цифровую подпись можно получить на сайте Единого государственного реестра, то это не так. Есть центры регистрации, входящие в состав ИИЦ по сборам и налогам, а также подразделения в регионах Национального центра информуслуг. В каждом центре есть свои правила выдачи электронной цифровой подписи. Но обычно процедура выдачи ЭПЦ ничем не отличается в этих заведениях.

Тем, кто желает стать обладателем цифровой подписи, нелишне будет посетить сайт НЦЭУ. Там немало информации по этой теме собрано. Даже есть формы, в которые надо «облачать» документы для ЭЦП.

Прохождение авторизации на веб-портале единого госреестра

Заявитель стал обладателем электронной цифровой подписи, настроил сам (или ему помогли это сделать) ПО для дальнейшей с ней работы, которое ему выдают сразу с пользовательским сертификатом. Далее надо провести настройку своего браузера.

Если появляются какие-то проблемы с порталом Единого государственного реестра, то можно о них рассказать в письме к службе поддержки на egr_support@ipps.by или позвонить по номерам телефонов в Минске 290-07-86, 290-07-67. Код 017.

На сайте ЕГР доступна детальная информация о том, как следует правильно настраивать браузер. Причём вся «инфа» сдобрена качественными и понятными фотографиями.

О правильном заполнении заявления и прикреплении требуемой документации

Документы в электронном варианте подавать очень удобно. Особенно это актуально в нынешнее время, когда балом правит пандемия коронавируса. Такая возможность содержится в тринадцатом пункте первого Положения. Чтобы государственная регистрация организаций была обеспечена посредством использования электронных документов, в Министерстве внутренних дел пошли на интересный шаг. Руководство МВД разрешило представителям Минюста пользоваться «Паспортом» — автоматизированной системой. Для этого между двумя министерствами было заключено соответствующее Соглашение, в котором определён порядок работы с этой системой. Могут быть предоставлены и данные персонального характера, но это осуществляется исключительно по Закону. Подобный вариант позволяет решить массу проблем. Например, заявителю не нужно предоставлять свой белорусский паспорт в pdf-формате. А это – существенная экономия времени.

Чтобы зарегистрировать субъект хозяйствования в госоргане в варианте с электронными документами, надо представить в таком виде:

• заявление. Оно пишется не произвольно, а с использованием формы, которая установлена белорусским Минюстом;
• устав организации (если, конечно, там не имеют дел с учредительным договором). Этот документ допускается только в формате .odt, .rtf, .doc.

Все эти документы должны иметь электронную цифровую подпись. В противном случае они не будут приняты органом регистрации. Так гласит Инструкция, в которой прописан порядок подачи документов в электронном виде и способы их рассмотрения регистратором. Инструкцию утвердили в Совете министров Беларуси в августе 2011-го года и присвоили ей 1164-ый номер.

Немаловажный момент: не все собственники организаций знают о ещё одном преимуществе подачи документации в электронном варианте. В этом случае заявители не платят госпошлину! Так что желающим зарегистрировать своё предприятие – добро пожаловать на веб-портал Единого государственного реестра юрлиц и предпринимателей! О том, что не надо оплачивать государственную пошлину, сказано в Налоговом кодексе. А конкретно – в подпункте 10.3 десятого пункта 25-ой статьи.

Чтобы до конца владеть вопросом в теме предоставления электронных документов, надо заглянуть в Положение номер 1. Там содержатся случаи, когда могут потребоваться дополнительные бумаги в pdf-формате. В других форматах они предоставляться вообще не могут.

Неважно, как подача документов осуществляется — через портал ЕГР или лично. В обоих случаях нужна подпись. В первой ситуации – электронная, во второй – вручную и собственноручно. Кто же имеет право расписываться в заявлении? Два человека:

• само физическое лицо, если оно является учредителем;
• уполномоченный представитель физлица. Он действует на основании доверенности.

Если в качестве учредителя выступает юрлицо, то расписывается:

• руководитель организации;
• другой человек, наделённый соответствующими полномочиями по доверенности или же по уставу предприятия.

Бывает, что учредитель – не один человек, а их несколько. Тогда можно поступить так: дать кому-то одному полномочия (оформить на собственника доверенность) представлять посредством подачи документов интересы всех остальных участников. Если надо подписывать электронные документы – то указать это право в документах, подтверждающих решение образовать организацию. Обычно в качестве такого документа выступает протокол общего собрания учредителей.

Чтобы заполнить на сайте Единого госреестра заявление, надо выбрать нужный заявителю раздел. Там нет ничего сложного, навигация более чем простая и понятная даже для тех, кто никогда ранее не посещал этот портал.

Подытоживая вышесказанное, стоит напомнить о документах и форматах, принимаемых на регистрацию:

• учредительный договор либо устав. Допускаются форматы .doc, .odt или же .rtf;
• протокол. Его необходимо отсканировать и придать pdf-формат;
• доверенность. Та же ситуация, что и с протоколом. Вот только доверенностей может понадобиться две и более;
• выписка из торгового реестра, если учредителем является иностранец как физлицо или зарубежная организация как юрлицо (естественно, имеется в виду торговый реестр страны, где зарегистрирован заявитель). Можно взять и другой документ, который мог бы подтвердить статус юридического лица согласно отечественному законодательству. Если нет возможности предоставить оригинал этих документов — делают копию и заверяют её у нотариуса. Обязательно наличие перевода на русский или белорусский язык с нотариально заверенной подписью того, кто работал над переводом. Копии документов надо сканировать и отправлять в pdf-формате;
• копия паспорта или другого документа, с помощью которого можно удостоверить личность заявителя. Опять же, она нужно только иностранным заявителям. Как и в предыдущем абзаце, обязателен заверенный у нотариуса перевод на русский язык или белорусский;
• опись предоставляемых во вложении документов. Её форма — произвольная, формат отправления — .doc или .rtf.

Также в pdf-формате надо прикрепить:

• трудовой договор, контракт либо приказ;
• документ, подтверждающий госрегистрацию юрлица. Чаще всего в этой роли выступает свидетельство.

Чтобы документы были отсканированы без проблем, необходимо соблюсти определённые требования:

• если в документах два и более листа, тот они должны сканироваться в один файл;
• pdf является единственным допустимым для сканирования форматом;
• разрешение документа, который предстоит отсканировать, не должно превышать 200 dpi.

Как только список документов готов для отправки и опись тоже подготовлена, производятся следующие действия:

• все файловые документы для регистрирующего органа упаковываются в zip-архив. Максимально допустимый его размер — 20 мегабайт;
• zip-архив прикрепляется к заявлению о регистрации.

Последние шаги

Документы отправляются на рассмотрение регистрирующему органу с помощью веб-сайта Единого государственного реестра. Уполномоченный сотрудник принимает пришедшую к нему документацию, в автоматическом режиме в обратном направлении отправляется уведомление о том, что документы приняты. Специалист органа, проводящего регистрацию, внимательно изучает то, что к нему попало, на предмет соответствия законным требованиям количества документов, их наименования и оформления с содержанием.

Если нет оснований для отказа в госрегистрации (они прописаны в Положении 1), то сотрудник в день принятия документации в электронном варианте регистрирует субъект хозяйствования. Далее от него следует подача на сайт ЕГР уведомления о том, что государственная регистрация организации проведена успешно. Уведомление должно иметь ЭЦП. Кроме того, он должен предоставить заявителю необходимые бумаги, которые бы свидетельствовали об успешном проведении процедуры регистрации (такая информация есть в 19-м пункте 1164-ой Инструкции).

Не секрет, что после электронной регистрации новую организацию надо сразу же поставить на различные виды учёта — налоговый, госстатистики, фонда соцзащиты населения. Соответствующее уведомление автоматически будет направлено специалистом на сайт Единого госреестра максимум через пять рабочих дней с того момента, как в ЕГР внесены данные об успешной регистрации организации. Срок такой же, как если бы заявление на госрегистрацию подавалось бы более привычным, ручным путём.

Но не всегда компании регистрируются, иногда случаются и отказы. Если есть нарушения в предоставлении электронной документации, её оформлении, содержании или в чём-то другом, то сотрудник заверяет с помощью ЭЦП уведомление о том, что регистрация предприятия не осуществлена. В этом уведомлении он подробно расписывает, по каким причинам такое стало возможным. Документ на портал Единого государственного реестра юрлиц и ИП отправляется в соответствии с утверждённой Минюстом формой.

Бывает, что нарушен порядок предоставления документов в электронном виде, которые указаны в пунктах с девятого по двенадцатый Инструкции. Тогда сотрудник-регистратор отписывается на портал госреестра, отправляя на него в тот же день уведомление. В нём указывается, что сведения в ЕГР не могут быть внесены по таким-то причинам. Просто так отказать нельзя — 25-ый пункт Инструкции не разрешает этого делать.

Также поступившие сотруднику документы могут не рассматриваться, если к регистрирующему органу попало письменно или по e-mail письмо, что личный ключ стал известен другим лицам. То есть произошло нарушение его тайны.

Кстати, портал ЕГР — это не только место, где можно в электронном варианте подать документы на регистрацию организации, но и внести в устав (договор учредительного типа) дополнения, изменения с помощью соответствующего уведомления. Произошла смена месторасположения, сменился на предприятии руководитель — это тоже можно указать с помощью отправки электронной документации.

И ещё. При необходимости нотариусы тоже могут представлять документы в электронном варианте в орган регистрации юрлиц посредством портала госреестра. Причём случаи почти такие же, как у обычных заявителей — регистрация юрлица, ипэшника, внесение дополнений либо изменений в уставные документы, свидетельство о госрегистрации ИП.