Кадровое делопроизводство и учет

Кадры решают всё! Эту фразу неоднократно слышал каждый. Да, действительно, кадры – наиважнейший ресурс каждой компании. И как любые другие ресурсы, требует организации и учета.

Организация и ведение кадрового делопроизводства – обязанность каждого работодателя в Беларуси. Кадровый учет сотрудников и их движение должны осуществляться работодателем вне зависимости от сферы бизнеса, численности работников и финансового положения. На сегодняшний день не каждым работодателем уделяется достаточно внимания вопросу организации кадрового делопроизводства и учета. В большинстве компаний малого и среднего бизнеса оформление и учет кадров возлагаются на секретарей, бухгалтеров, помощников руководителя и др. Для неподготовленных сотрудников решить эти вопросы – это как нести дополнительную неподъемную ношу.

Без достаточного уровня знаний и опыта по организации кадрового делопроизводства и учету кадров, невозможно безошибочно оформить кадровую документацию, а можно и вовсе о них забыть.

Ошибки при составлении или недостаток необходимых кадровых документов легко выявить контролирующей службе в ходе проведения проверок либо при рассмотрении трудовых споров. В большинстве случаев, в результате этих проверок должностные лица компании привлекаются к административной ответственности и на них налагается административное взыскание в виде штрафа.

Комплекс услуг компании «МК-Правовые технологии» по кадровому делопроизводству

ООО «МК-Правовые технологии» решит проблемы вашей компании по организации кадрового делопроизводства и учета. «МК-Правовые технологии» – это та компания, которая может:

  • Правильно организовать документирование управления персоналом. Теоретические знания, практический и преподавательский опыт специалистов компании "МК-Правовые технологии" в организации кадрового администрирования позволят справиться даже со сложными задачами
  • Взять кадровое администрирование на аутсорсинг, если в вашем штате нет специалиста по кадрам
  • Проводить консультации по вопросам трудового законодательства и кадрового учета: прием, перевод, увольнение работников, оформление отпусков, командировок и т.д.
  • Подготовить организационную и распорядительную документацию по управлению кадрами: штатное расписание, должностные и рабочие инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договора, приказы по личному составу и т.д.)
  • Разработать необходимые документы по охране труда и пожарной безопасности
  • Правильно организовать документирование управления персоналом. Теоретические знания, практический и преподавательский опыт специалистов компании "МК-Правовые технологии" в организации кадрового администрирования позволят справиться даже со сложными задачами
  • Взять кадровое администрирование на аутсорсинг, если в вашем штате нет специалиста по кадрам
  • Проводить консультации по вопросам трудового законодательства и кадрового учета: прием, перевод, увольнение работников, оформление отпусков, командировок и т.д.
  • Подготовить организационную и распорядительную документацию по управлению кадрами: штатное расписание, должностные и рабочие инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договора, приказы по личному составу и т.д.)
  • Разработать необходимые документы по охране труда и пожарной безопасности

Мы оказываем услуги по организации и ведению кадрового делопроизводства в Минске, Витебске и Бресте.

Виды кадровой документации и составляющие их документы

Точный состав и виды кадровой документации официально не утверждены. Одни разделяют документацию по целевому назначению, некоторые по кадровым процессам. Ниже представлен перечень документов из официальных источников.

1

Организационно-правовая документация

Уставные документы организации; Правила внутреннего трудового распорядка; Штатное расписание; Положение о структурном подразделении; Должностные и рабочие инструкции; График отпусков; Иные правила, положения, инструкции.

2

Распорядительная документация

Приказы по личному составу.

3

Документация сотрудников компании

Личное дело; Личная карточка работника; Трудовая книжка.

4

Договорная документация

Коллективный договор (соглашение); Трудовой договор (контракт) и дополнительные соглашения к нему; Договор о материальной ответственности; Договор о неразглашении коммерческой тайны; Договор на обучение.

5

Учетная кадровая документация

Учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.); Документация по учету рабочего времени и расчетов с работниками.

6

Плановая и отчетная кадровая документация

Планы; Отчеты.

7

Информационно-справочная документация

Справки; Акты; Протоколы; Докладные записки; Письма; Заявления; Объяснительные.

Основные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства РБ:
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции РБ от 19.01.2009 № 4.

В инструкции прописаны требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях любой формы собственности и организационно-правовой формы.

  • Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.

  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения.

  • Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 № 83.
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
Решение трудностей при организации кадрового делопроизводства и учета

Чтобы у вас не возникало вас проблем при организации кадрового делопроизводства и учета важно:

1

Грамотно организовать кадровое делопроизводство и учет в организациях (компаниях), где не проводится документирование, и работа с кадровыми документами либо передать эту работу на аутсорсинг

2

Специалистам по кадровой документации нужно углублять знания посредством прохождения обучения

3

Увеличить количество образовательных услуг в сфере кадрового делопроизводства

4

Использовать программы для сокращения бумажного учета кадров

5

Находить решения внедрения электронного личного дела

6

Мониторить изменения в инструкциях и нормативно правовых актах трудового права и кадрового делопроизводства и учета на официальных сайтах