Делопроизводство в Беларуси – операция нормированная. Важно четко понимать, что требует законодатель, чтобы избежать трудностей с контролирующими органами. Да и контрагенты вряд ли воспримут всерьез организацию, которая не способна даже в бумагах порядок навести.
Когда разговор об обычной фирме, пояснения требуются не так часто. По крайней мере, в практике ЮРИДЭКС мало случаев, когда бы руководитель компании вообще не разбирался в делопроизводстве. Бывает, делегируют, бывает, что нужно дать пояснения по какому-либо моменту, но с принципиальным незнанием сталкиваемся редко.
Совсем другое дело, когда разговор заходит о структурных подразделениях, к числу которых относятся и филиалы. Такие образования не обладают статусом юрлица, но способны полностью или частично исполнять функции предприятия-создателя.
Причина ошибок не только и не столько в том, что кто-то неправильно выбран шрифт в документе. Имеют место проблемы глобальные, которые непременно нужно решать. Об этих нюансах и хотят поговорить сегодня эксперты нашей компании.
Нормативная фиксация и ответственность
Организация делопроизводства в структурном обособленном подразделении непременно обязана закрепляться в соответствующих локальных актах:
- устав фирмы;
- инструкция по делопроизводству или иной подобный норматив.
ООО ЮРИДЭКС считает, что в этих документах следует подробно расписать, в какой степени делопроизводство ведется в головном офисе, а в какой – передается непосредственно структурному подразделению. Важно дать четкие ответы на вопросы:
- Какие документы подготавливаются в филиале?
- Какие документы подписываются в филиале?
- Какие документы регистрируются в филиале?
- Какие документы находятся на оперативном хранении в филиале?
- Где ведется учет документов?
- Кем контролируется исполнение?
Важно составить такой локальный норматив, который не пойдет вразрез с действующим белорусским законодательством. Например, в некоторых обстоятельствах в подразделении должна храниться книга замечаний и предложений. В таком контексте нельзя прописать ее нахождение в головном офисе.
Объем полномочий руководителя определяется в положении о филиале, а также в доверенности, на основании которой действует это лицо. Степень возможностей директора способна оказаться различной. Права фиксируются в трудовом договоре и приказе о делегировании.
Организация делопроизводства предполагает и ответственность, которая изначально возлагается на руководителя. Затем издается приказ, в котором озвучивается работник, ведущий учет и контроль, информирующий главу подразделения о положении дел и отвечающий в конечном итоге.
При смене делопроизводителя дела передаются по акту. Назначать нового исполнителя может директор филиала, если обладает соответствующими полномочиями.
Как разграничить ответственность руководителя и делопроизводителя? Первый отвечает по глобальным вопросам, а второй – за работу с документами.
Важно помнить, что сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с установленным порядком такой работы.
Особенности делопроизводства в филиале
Компания ЮРИДЭКС не ставит целью дать исчерпывающие объяснения по этому поводу. Причина в том, что нужно понимать конкретные обстоятельства, сложившиеся в том или ином случае. При этом хотелось бы раскрыть основные моменты.
Ведение делопроизводства осуществляется по тем же правилам, что и в случае с привычными всем юридическими лицами. Никаких специфических требований законодательство не выдвигает.
Локальными правовыми актами компании должны быть предусмотрены возможность издания, составления и отправки от собственного имени ряда документов:
- распорядительные (приказы, указания);
- информационно-справочные (справки, ответы на обращения).
Если последняя категория относится к внутренней документации, реквизит с названием структурного подразделения используется в первой строке слева. При этом наименование вышестоящей организации можно не указывать.
Имя филиала включатся в бланк при подготовке следующих документов:
- внутренние распорядительные;
- исходящие.
Сокращенное название при этом не используется.
Отдельно стоит остановиться на регистрации. Этой процедуре подлежат:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние документы, требующие учета и исполнения.
Допускается регистрация прямо в филиале, в соответствующих журналах и книгах. При этом важно, чтобы такой порядок озвучивался в локальном нормативе. Формы и бланки при таких обстоятельствах также находятся в структурном подразделении.
Разговор, который ЮРИДЭКС затеяло сегодня, нельзя считать полным без рассмотрения номенклатуры. Она нужна для систематизации и учета. Составляется делопроизводителем или иным лицом с соответствующими полномочиями. Согласовывается:
- лицом, ответственным за архив;
- экспертной комиссией (если имеется).
Подписывается номенклатура руководителем. Важно, чтобы утвердил и лидер организации-создателя. После этого в филиал направляется выписка, на основании которой и формируются дела, которые находятся на оперативном хранении у должностных лиц до момента передачи в архив.
При передаче в эту структуру важно учитывать, что некоторые документы просто уничтожаются. В архив направляется то, что подлежит постоянному или превышающему 10-летний срок хранению.
Для осуществления этой процедуры нужно не позднее 31.12 года после завершения дел подготовить по установленной форме опись и представить в архив организации. Среди обязательных реквизитов стоит отметить:
- номер;
- индекс филиала;
- год, за который дела включаются в опись.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей несет руководитель филиала, а также делопроизводитель.
Если документация уничтожается, составляется соответствующий акт. Сюда включаются дела, по которым установленный срок истек 01.01 года, в котором готовится документ об истреблении.
Таким образом, стоит ориентироваться на общие правила, которые распространяются на делопроизводство в Беларуси, но не забывать о нюансах в отношении структурных подразделений. Будьте внимательны!
