Контакты

    Напишите нам

    Имя

    Телефон для связи

    Ваше сообщение

    Нажимая на кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с условиями Политики конфиденциальности

    Некоторые вопросы делопроизводства в филиале

    Время прочтения: 4 мин
    Автор: Полещук Вадим Леонидович
    Дата публикации: 15, Август, 2021
    Поделиться:

    Делопроизводство в Беларуси – операция нормированная. Важно четко понимать, что требует законодатель, чтобы избежать трудностей с контролирующими органами. Да и контрагенты вряд ли воспримут всерьез организацию, которая не способна даже в бумагах порядок навести.

    Когда разговор об обычной фирме, пояснения требуются не так часто. По крайней мере, в практике ЮРИДЭКС мало случаев, когда бы руководитель компании вообще не разбирался в делопроизводстве. Бывает, делегируют, бывает, что нужно дать пояснения по какому-либо моменту, но с принципиальным незнанием сталкиваемся редко.

    Совсем другое дело, когда разговор заходит о структурных подразделениях, к числу которых относятся и филиалы. Такие образования не обладают статусом юрлица, но способны полностью или частично исполнять функции предприятия-создателя.

    Причина ошибок не только и не столько в том, что кто-то неправильно выбран шрифт в документе. Имеют место проблемы глобальные, которые непременно нужно решать. Об этих нюансах и хотят поговорить сегодня эксперты нашей компании.

    Нормативная фиксация и ответственность

    Организация делопроизводства в структурном обособленном подразделении непременно обязана закрепляться в соответствующих локальных актах:

    • устав фирмы;
    • инструкция по делопроизводству или иной подобный норматив.

    ООО ЮРИДЭКС считает, что в этих документах следует подробно расписать, в какой степени делопроизводство ведется в головном офисе, а в какой – передается непосредственно структурному подразделению. Важно дать четкие ответы на вопросы:

    1. Какие документы подготавливаются в филиале?
    2. Какие документы подписываются в филиале?
    3. Какие документы регистрируются в филиале?
    4. Какие документы находятся на оперативном хранении в филиале?
    5. Где ведется учет документов?
    6. Кем контролируется исполнение?

    Важно составить такой локальный норматив, который не пойдет вразрез с действующим белорусским законодательством. Например, в некоторых обстоятельствах в подразделении должна храниться книга замечаний и предложений. В таком контексте нельзя прописать ее нахождение в головном офисе.

    Объем полномочий руководителя определяется в положении о филиале, а также в доверенности, на основании которой действует это лицо. Степень возможностей директора способна оказаться различной. Права фиксируются в трудовом договоре и приказе о делегировании.

    Организация делопроизводства предполагает и ответственность, которая изначально возлагается на руководителя. Затем издается приказ, в котором озвучивается работник, ведущий учет и контроль, информирующий главу подразделения о положении дел и отвечающий в конечном итоге.

    При смене делопроизводителя дела передаются по акту. Назначать нового исполнителя может директор филиала, если обладает соответствующими полномочиями.

    Как разграничить ответственность руководителя и делопроизводителя? Первый отвечает по глобальным вопросам, а второй – за работу с документами.

    Важно помнить, что сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с установленным порядком такой работы.

    Особенности делопроизводства в филиале

    Компания ЮРИДЭКС не ставит целью дать исчерпывающие объяснения по этому поводу. Причина в том, что нужно понимать конкретные обстоятельства, сложившиеся в том или ином случае. При этом хотелось бы раскрыть основные моменты.

    Ведение делопроизводства осуществляется по тем же правилам, что и в случае с привычными всем юридическими лицами. Никаких специфических требований законодательство не выдвигает.

    Локальными правовыми актами компании должны быть предусмотрены возможность издания, составления и отправки от собственного имени ряда документов:

    • распорядительные (приказы, указания);
    • информационно-справочные (справки, ответы на обращения).

    Если последняя категория относится к внутренней документации, реквизит с названием структурного подразделения используется в первой строке слева. При этом наименование вышестоящей организации можно не указывать.

    Имя филиала включатся в бланк при подготовке следующих документов:

    • внутренние распорядительные;
    • исходящие.

    Сокращенное название при этом не используется.

    Отдельно стоит остановиться на регистрации. Этой процедуре подлежат:

    • входящие;
    • исходящие;
    • внутренние документы, требующие учета и исполнения.

    Допускается регистрация прямо в филиале, в соответствующих журналах и книгах. При этом важно, чтобы такой порядок озвучивался в локальном нормативе. Формы и бланки при таких обстоятельствах также находятся в структурном подразделении.

    Разговор, который ЮРИДЭКС затеяло сегодня, нельзя считать полным без рассмотрения номенклатуры. Она нужна для систематизации и учета. Составляется делопроизводителем или иным лицом с соответствующими полномочиями. Согласовывается:

    • лицом, ответственным за архив;
    • экспертной комиссией (если имеется).

    Подписывается номенклатура руководителем. Важно, чтобы утвердил и лидер организации-создателя. После этого в филиал направляется выписка, на основании которой и формируются дела, которые находятся на оперативном хранении у должностных лиц до момента передачи в архив.

    При передаче в эту структуру важно учитывать, что некоторые документы просто уничтожаются. В архив направляется то, что подлежит постоянному или превышающему 10-летний срок хранению.

    Для осуществления этой процедуры нужно не позднее 31.12 года после завершения дел подготовить по установленной форме опись и представить в архив организации. Среди обязательных реквизитов стоит отметить:

    • номер;
    • индекс филиала;
    • год, за который дела включаются в опись.

    Ответственность за своевременное и качественное составление описей несет руководитель филиала, а также делопроизводитель.

    Если документация уничтожается, составляется соответствующий акт. Сюда включаются дела, по которым установленный срок истек 01.01 года, в котором готовится документ об истреблении.

    Таким образом, стоит ориентироваться на общие правила, которые распространяются на делопроизводство в Беларуси, но не забывать о нюансах в отношении структурных подразделений. Будьте внимательны!

    Поделиться:
    0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest
    0 комментариев
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии
    Подпишитесь на наши социальные сети, там также выходит много интересного и полезного материала.
    все статьи

      Получите онлайн-консультацию специалиста

      Ваше имя

      Телефон для связи

      Неправильно введен номер!

      Нажимая на кнопку «Получить консультацию», вы соглашаетесь с условиями
      Политики конфиденциальности

      Все Ваши вопросы, мы с удовольствием обсудим с Вами по телефону:

      Связаться с представителем компании и задать все имеющиеся вопросы можно по указанным на сайте контактным данным.

      Контакты
      0
      Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x