Эсэмэски, мессенджеры, электронная почта и другие новые средства для связи сегодня активно применяются в работе всех организаций, предприятий, учреждений независимо от их формы собственности и организационно-правовой принадлежности. С их помощью, в том числе, согласуются условия сотрудничества, имеющие юридическую силу.
В отличие от стандартного варианта, электронная переписка ускоряет обмен информацией, имеющей важное значение – как для одной из сторон-участниц договорных отношений, так и для другой. С её помощью возможно разрешение спорных ситуаций, согласование условий в договорах. В этом случае отпадает необходимость в обычной почте как средстве связи, а также в формальной документации.
Нередки случаи, когда переписка в электронном формате становится единственным правомочным доказательством, которое может подтвердить обстоятельство, значимое для разрешения двусторонних конфликтов в экономических судах.
Что такое электронная переписка в контексте доказательства в спорах экономического характера?
Для начала надо разобраться, что это вообще такое — доказательства по делам. В хозяйственно-процессуальном кодексе содержится определение: это информация, полученная согласно ХПК, а также других законодательных актов, с помощью которой в судах, где ведётся рассмотрение дел экономического характера, можно установить отсутствие либо присутствие обстоятельств, служащих обоснованием для возражений и требований сторон (и других данных, помогающих правильно разрешить дело), которые участвуют в процессе. Примерно такое определение дано в первой части 83-ей статьи ХПК Беларуси.
Надо не упустить из виду следующий момент: список доказываемых средств открытый. Так что за доказательства можно принимать материалы любого характера. Главное, чтобы их характеристиками являлись такие критерии, как (по статье 108-ой вышеназванного кодекса):
- Достоверность.
- Допустимость.
- Относимость.
Что можно подтвердить и (или) доказать сторонам при помощи электронной переписки? А вот что:
- дополнительное соглашение к арендному договору, заключённое между двумя сторонами, в обычном виде отсутствует;
- факт того, что проект соглашения был направлен кому-либо из сторон для проставления на нём подписи ответственного лица;
- того, что заявка на оказание, к примеру, услуг с помощью транспорта была направлена;
- доказательства, что оказание услуг состоялось.
Характеристики электронной переписки указывают на то, что её можно считать в качестве письменного доказательства – документа, по форме напоминающего цифровую запись. Об этом говорится в первой части 84-ой статьи Хозяйственно-процессуального кодекса.
Как установить точное, правдивое содержание сообщений электронного вида?
Электронная переписка, несмотря на очевидные преимущества, способна доставить и некоторые проблемы. Одна из них — сложность с установлением правдивости такого сообщения, а также его копии на бумаге (копию предоставляют в экономический суд в качестве доказательства того, что переписка велась). Вот какие «необходимости» появляются:
- идентификация получателя письма и его отправителя;
- установление полномочий компании-отправителя и адресата электронного письма на возможность принятия ими решений относительно предмета электронного диалога;
- установление подлинного содержания обращения в электронном виде.
Как идентифицировать получателей и отправителей?
В первую очередь необходимо установить, кому принадлежит e-mail-адрес (электронный почтовый ящик в Интернете). Однако доказательство данного факта — сложная процедура даже для профессиональных юристов. По такому случаю можно привести пример. В 2015-ом году апелляционная инстанция одного из белорусских экономических судов вынесла постановление, в котором было указано примерно следующее (воспроизвести дословно написанное не предоставляется возможным):
«Ссылки истца, которые тот делает на переписку с ответчиком в электронном варианте, не принимаются, так как эта переписка не соответствует предъявляемым белорусским законодательством требованиям об обычной письменной форме сделки по оказанию определённых услуг на возмездной основе. Также нет подтверждения факту осуществления переписки в электронном варианте между двумя сторонами по настоящему спорному обстоятельству».
Для того чтобы в экономическом суде общение между истцом и ответчиком посредством e-mail-адресов можно было классифицировать как допустимое доказательство, необходимо, чтобы стороны договорились в письменной форме о том, что будут использовать в переписке конкретные почтовые ящики в Интернете.
Но даже если не договорились об этом, то суд всё равно может принять такую переписку в качестве доказательства, учитывая все перипетии экономического дела. Как пример можно привести постановление апелляционной инстанции в экономическом суде Могилёвщины (сентябрь 2015-го года). Суд сделал следующие выводы:
«Признать доводы стороны ответчика несостоятельными в части того, что истец не предоставил подлинное заявление, а также доказательства происхождения заявки от ответчика. Стороны решали вопросы доставки товаров в Польшу с помощью переписки с использованием электронной почты. Заявка от компании-ответчика была направлена с электронного ящика, указанного в реквизитах компании, расположенных на принадлежащем ей сайте».
Работа с электронной почтой, если она не прописана в заключенном договоре, относится к обычаю оборота делового характера, если, конечно, с другой стороны не было возражений по поводу того, чтобы таким образом обмениваться информацией. Обычай такого оборота — это правило поведения, которое часто встречается в различных областях хоздеятельности. Законодательством оно не предусмотрено. При этом не имеет значения, прописан ли этот обычай в документации или нет.
Полномочия отправителя письма и его получателя: проблемы их восстановления
Подтвердить действительность переписки в электронном варианте можно. Главное — установить, что сообщение действительно было направлено на e-mail (с другого адреса), который принадлежит конкретному работнику из команды получателя (если отправлял — то отправителя). Но как узнать, что электронная почта принадлежит именно работнику компании? Здесь можно подумать о штатном расписании, если в e-mail-адресе есть элементы его имени. Однако лучше всего — сразу закрепить за тружениками адреса электронных ящиков с помощью приказа, подписанного руководством. Он снимет многие вопросы.
Насколько уполномочен работник направлять ответы от имени руководства компании на электронные письма? Здесь надо учитывать должность, которую он занимает, плюс имеют значение его обязанности. На основании этих двух моментов и делаются выводы относительно его прав.
Содержание электронного письма: как его установить?
Наиболее эффективный вариант доказать то, что электронное сообщение — подлинное, это проведение экспертизы. Она бывает как несудебной, так и судебной.
Экспертиза позволяет установить, хранит ли жёсткий диск конкретного ноутбука или компьютера электронные письма или нет, отправлялись ли они, получало их другое лицо. А также подвергались ли тексты редактированию, фальсифицировались ли сообщения и так далее.
Электронная цифровая подпись как способ установления правдивости переписки по e-mail
Электронную переписку можно удостоверить с помощью многочисленных вариантов. Но по законодательству разрешается использовать только электронную цифровую подпись.
ЭЦП — это символы, расположенные в определённой последовательности. Они относятся к реквизитам документов. Главная задача такой подписи — подтвердить подлинность и целостность. С февраля 2019-го года её использование расширено другими целями, предусмотренными Законом под номером 413-3 от 8 ноября 2018-го года.
Настоящий документ в электронном варианте, на котором проставлена ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, что и обычный бумажный, подписанный руководителем собственноручно. При наличии электронной цифровой подписи они равнозначны, о чём говорится в 22-ой статье Закона под номером 143-3.
Как обеспечить доказательства с помощью нотариальной конторы?
Пока по делу не возбуждено производство, письменные доказательства можно обеспечить нотариусами. Они имеют право делать это согласно второй части 109-ой статьи Хозяйственно-процессуального кодекса.
Есть специальный порядок, предусмотренный для таких случаев. Его определяет девятнадцатая глава Закона № 305-3, подписанного в июле 2004-го года и связанного с нотариатами и деятельностью их сотрудников. Среди условий, по которым нотариус обеспечит письменные доказательства, — имеющаяся у лица причина считать, что предоставить их в более поздние сроки будет либо проблематично, либо вовсе невозможно, что прописано в первом пункте 111-ой статьи 305-го Закона. Переписка электронного характера полностью соответствует данным требованиям, так как злоумышленники могут взломать почтовые ящики, удалить важные для деятельности файлы. Компьютерные вирусы также могут воздействовать на технику.
Чтобы нотариус взялся обеспечивать электронные сообщения в конкретном e-mail-ящике, надо написать заявление на его имя и попросить это сделать в отношении письменных доказательств (такой шаг прописан в первом пункте 112-ой статьи Закона № 305-3).
В итоге по окончании действий нотариуса составляется протокол осмотра доказательства. Это может быть как весь электронный ящик, так и отдельные сообщения во входящих, отправленных или других папках (в том числе в спаме и корзине).
Надо подчеркнуть: нотариус не определяет достоверность написанного внутри файлов. Он лишь констатирует, что такие файлы есть.
Можно ли внести условия о переписке в электронном варианте в договор?
А почему нет? Это можно сделать! Вот что по данному вопросу содержится во второй части 84-ой статьи (примерно, не дословно): «полученные с помощью электронной, факсимильной связи или другими вариантами, в том числе через «всемирную паутину» документы, а также ценные бумаги с ЭЦП или другим аналогом поставленной своими руками подписи, могут служить как письменные доказательства, если в отношении них соблюдены требования, прописанные в Хозяйственно-процессуальном кодексе, других законодательных актах, договорах».
Стоит вот на что обратить внимание. Получается, что обе стороны имеют право прописывать в соглашении (договоре) условия о порядке применения электронных сообщений, а также придания этой переписке силы в юриспруденции.
К примеру, допускается использование примерно такой формулировки: «Вся документация с перепиской по заключённому ранее договору могут быть отправлены второй стороне (контрагенту) при помощи почты, факса или же электронной почты (e-mail указан среди реквизитов)».
Вышеназванный вариант установления правдивости переписки посредством использования e-mail-адресов предполагает, что стороны будут пользоваться исключительно теми почтовыми ящиками, которые прописаны в соглашении (договоре).
Ещё следует подчеркнуть, что если одна и другая компании пропишут в договоре условие о работе с электронной перепиской, то они понесут риски. Дело в том, что в такой ситуации возможна фальсификация подобных сообщений. Есть вероятность, что к этим ящикам будет осуществляться несанкционированный доступ (могут их взломать злоумышленники). Плюс не стоит сбрасывать со счетов вероятность халатности со стороны сотрудников, а также другие негативные моменты.
Экспертиза и её проведение
Как отмечалось выше, подтвердить, достоверны ли сообщения в Интернете или нет, поможет компьютерно-техническая проверка (экспертиза). Её проводят чаще всего до судебных разбирательств. Или же в суде одна из сторон имеет право на ходатайство об её выполнении, о чём свидетельствует 92-ая статья Хозяйственно-процессуального кодекса.
Результат экспертизы – подтверждение одного из двух фактов по электронному сообщению:
- подлинное;
- ненастоящее (фальшивое).
Стопроцентной эффективности экспертизы ждать не приходится в случае неполного предоставления материала для проверки, а также плохого его качества. Материалами выступают электронные письма, лог-файлы и другие.
Получается, что если правильно оформить электронный вариант переписки и закрепить её, то она станет существенным по значимости доказательством в нынешних спорах, имеющих экономическую плоскость.
