Кадровое делопроизводство и учет

Кадры решают всё! Эту фразу неоднократно слышал каждый. Да, действительно, кадры – наиважнейший ресурс каждой компании. И как любые другие ресурсы, требует организации и учета.

Организация и ведение кадрового делопроизводства – обязанность каждого работодателя в Беларуси. Кадровый учет сотрудников и их движение должны осуществляться работодателем вне зависимости от сферы бизнеса, численности работников и финансового положения. На сегодняшний день не каждым работодателем уделяется достаточно внимания вопросу организации кадрового делопроизводства и учета. В большинстве компаний малого и среднего бизнеса оформление и учет кадров возлагаются на секретарей, бухгалтеров, помощников руководителя и др. Для неподготовленных сотрудников решить эти вопросы – это как нести дополнительную неподъемную ношу.

Без достаточного уровня знаний и опыта по организации кадрового делопроизводства и учету кадров, невозможно безошибочно оформить кадровую документацию, а можно и вовсе о них забыть.

Ошибки при составлении или недостаток необходимых кадровых документов легко выявить контролирующей службе в ходе проведения проверок либо при рассмотрении трудовых споров. В большинстве случаев, в результате этих проверок должностные лица компании привлекаются к административной ответственности и на них налагается административное взыскание в виде штрафа.


Комплекс услуг компании «МК-Правовые технологии» по кадровому делопроизводству

ООО «МК-Правовые технологии» решит проблемы вашей компании по организации кадрового делопроизводства и учета. «МК-Правовые технологии» – это та компания, которая может:

  • правильно организовать документирование управления персоналом. Теоретические знания, практический и преподавательский опыт специалистов компании "МК-Правовые технологии" в организации кадрового администрирования позволят справиться даже со сложными задачами;
  • взять кадровое администрирование на аутсорсинг, если в вашем штате нет специалиста по кадрам;
  • проводить консультации по вопросам трудового законодательства и кадрового учета: прием, перевод, увольнение работников, оформление отпусков, командировок и т.д.;
  • подготовить организационную и распорядительную документацию по управлению кадрами: штатное расписание, должностные и рабочие инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договора, приказы по личному составу и т.д.);
  • разработать необходимые документы по охране труда и пожарной безопасности;
  • оформить личные дела и карточки сотрудников;
  • подготовить применение дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников;
  • обучить кадровому делопроизводству и учету кадровика компании;
  • автоматизировать, по возможности, кадровый документооборот. Автоматизация позволит уменьшить количество времени на ведение кадровой документации;
  • проводить аудит кадрового делопроизводства и учета кадров.

*Мы оказываем услуги по организации и ведению кадрового делопроизводства в Минске, Витебске и Бресте.


Кадровая документация

Точный состав и виды кадровой документации официально не утверждены. Одни разделяют документацию по целевому назначению, некоторые по кадровым процессам. Ниже представлен перечень документов из официальных источников.

Виды кадровой документацииСостав документации
Организационно-правовая документация1. Уставные документы организации;
2. Правила внутреннего трудового распорядка;
3. Штатное расписание;
4. Положение о структурном подразделении;
5. Должностные и рабочие инструкции;
6. График отпусков;
7. Иные правила, положения, инструкции
Распорядительная документация1. Приказы по личному составу
Документация сотрудников компании1. Личное дело;
2. Личная карточка работника;
3. Трудовая книжка
Договорная документация1. Коллективный договор (соглашение);
2. Трудовой договор (контракт) и дополнительные соглашения к нему;
3.Договор о материальной ответственности;
4. Договор о неразглашении коммерческой тайны.
5. Договор на обучение
Учетная кадровая документация1. Учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.);
2. Документация по учету рабочего времени и расчетов с работниками
Плановая и отчетная кадровая документация1. Планы
2. Отчеты
Информационно-справочная документация1. Справки.
2. Акты
3. Протоколы;
4. Докладные записки
5. Письма
6. Заявления
7. Объяснительные

Основные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства РБ:

  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

*В инструкции прописаны требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях любой формы собственности и организационно-правовой формы.


  • Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

*Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.


  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

*Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения.


  • Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 № 83.

  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

Решение трудностей при организации кадрового делопроизводства и учета

Чтобы у вас не возникало вас проблем при организации кадрового делопроизводства и учета важно:

  1. Грамотно организовать кадровое делопроизводство и учет в организациях (компаниях), где не проводится документирование, и работа с кадровыми документами либо передать эту работу на аутсорсинг;
  2. Специалистам по кадровой документации нужно углублять знания посредством прохождения обучения;
  3. Увеличить количество образовательных услуг в сфере кадрового делопроизводства;
  4. Использовать программы для сокращения бумажного учета кадров.
  5. Находить решения внедрения электронного личного дела.
  6. Мониторить изменения в инструкциях и нормативно правовых актах трудового права и кадрового делопроизводства и учета на официальных сайтах.